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AuteurOrganisation et communication de l'équipe
SkvNik
3  

SkvNik
  Posté : 03-02-2019 22:42

Bonjour,

Je suis étudiant en Pharmacie et j’ai commencé mon stage de 6 mois en officine il n’y a pas longtemps.
Dans notre pharmacie, nous avons un réel problème de communication et de répartition de taches. Les titulaires en parlent constamment, mais ne trouvent pas le temps de réfléchir à une solution (car trop de clients, PDA à faire, d'autres problèmes à résoudre etc.). En plus, nous sommes une petite pharmacie et le manque de place complique encore les choses.

Par exemple, chacun d'entre nous passe des commandes pour des clients pour un produit particulier, mais lorsque celui-ci arrive à la réception, ou n'est pas reçu pour une raison ou une autre, nous perdons du temps à le chercher, se demander à quel client il est destiné ou, s'il n'est pas reçu, se demander pourquoi. Nous avons un cahier, où nous notons, en principe, toutes les commandes effectuées, mais cela n'a pas l'air de nous faciliter la tache. Bref, cela a l’air très bordélique.

A mon avis, le problème pourrait résider dans l'absence de répartition de taches. Chacun ne finalise pas forcément ce qu'il a commencé, puis les autres essayent de prendre le relais.
Avez-vous déjà rencontré les mêmes problèmes dans votre pharmacie? Quelles solutions pourrait-on envisager pour rendre le travail plus efficace, ne pas perdre du temps et préserver nos cellules nerveuses, surtout! Car, chaque problème crée un stress, surtout qu'on a pas beaucoup de temps et que les clients arrivent tout le temps en masse.

Je serai très ravi d'échanger à ce sujet.
Merci d'avance.

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Manager
17123       
 Administrateur

Manager
  Posté : 04-02-2019 08:32

Bonjour,

La gestion des promis doit pouvoir se gérer depuis le LGO en générant des bons de promis et quelques bacs pour les ranger par ordre alphabétique.

Tu as entièrement raison. Plus c'est compliqué plus il faut s'organiser. Le premier moteur devrait être le titulaire.

Combien de salariés?

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bultus
2075       
 Modérateur

bultus
  Posté : 04-02-2019 09:49

Nous on imprime des tickets de promis à chaque fois (que le patient ait payé ou pas) et le matin ou l'aprem quand on reçoit la commande, s'il reste des tickets pour lesquels on a pas le produit, on fait la recherche pour savoir s'il va arriver plus tard ou s'il est manquant.

Comme ça, quand le patient arrive, n'importe qui peut savoir pourquoi le produit n'est pas là.

Et en admettant qu'on ne retrouve pas le ticket, on peut toujours interroger le logiciel pour savoir quand le produit a été commandé, et si nous l'avons reçu ou non (et accessoirement, qui l'a réceptionné, pour pouvoir demander ou ça a été rangé).

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Sublimo
82    

Sublimo
  Posté : 04-02-2019 10:38

Les promis c'est toujours un gros potentiel de bordel dans une pharma, pourtant sur le papier c'est pas bien compliqué.

La gestion la plus efficiente que j'ai vu c'était sur Winpharm :

- En live toujours forcer la commande pour les grossistes ou cela est possible.
- Imprimer un bon de de du avec code à scanner (modifier la date de réception pour coller à la réalité), un double est remis au patient.
- Surligner sur le bon de du la mention "NON réglé" (si c'est le cas)
- Scotcher le bon de du sur un mur dédié.
-A réception scotcher le bon de du sur la boite, ranger dans des bacs par ordre alphabétique.
- S'il y a un souci de livraison annoté le bon de du.
- Un dernier bac doit être réservé pour ranger les produits non réglés.
- A délivrance toujours scanner le bon de du et confirmer la délivrance.

L'avantage de winpharm c'est qu'il t'indique systématiquement si une personne a un colis en attente. Ca t'évite les boites que les gens ne viennent jamais réclamer et que tu retrouves par hasard 3 mois plus tard à l'occasion d'un autre du de la personne (ça fait sérieux de donner une boite d'antibio alors que l'infection est passé depuis des semaines).

Après je ne sais pas si c'est possible d'implémenter toutes ces fonctionnaltiés dans les autres logiciels.

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SkvNik
3  

SkvNik
  Posté : 04-02-2019 11:01

Nous sommes 2 pharmaciens titulaires, 4 préparatrices et 2 stagiaires, dont 1 préparatrice et 1 stagiaire s'occupent de la PDA quasiment à plein temps. Cela fait qu'au service nous sommes, la plupart du temps, 4 ou 5 (car seulement 2 ou 3 préparatrices travaillent le meme jour).

Nous fonctionons avec les bons de du, nous les imprimons à chaque fois, mais les plus gros problèmes c'est avec des commandes un peu spécifiques (orthopédie, dispositifs médicaux, médicaments d'exception).

Les titulaires m'ont confié de trouver une solution, mais pour l'instant, je ne vois pas d'autre chose que la répartition du travail. Ce serait, par exemple, désigner une personne "chargée de commandes", qu'elle toute seule passe, suit et réceptionne les commandes que nous lui transmettons. Comme ça, elle sait toujours où "ça en est" et où c'est rangé. Quand cette personne est absente, elle délégue, temporairement, la tache à quelqu'un d'autre. Après, il faut trouver un support sur lequel elle va gérer les commandes ...

C'est là qu'on voit l'avantage du travail au bureau, car dès que quelqu'un fait quelque chose, il envoie un e-mail à tout le monde pour informer. Comme ça, tout le monde est au courant. Mais, dans une officine, ça ne se passe pas pareil. Sinon, s'envoyer des SMS? Le souci, c'est que tout le monde n'est pas forcément habile avec son portable ... J'ai également pensé à une tablette tactile que tout le monde puisse consulter ...


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Sublimo
82    

Sublimo
  Posté : 04-02-2019 11:22

C'est se casser la tête pour peu de choses. Si c'est pour des moutons à trois pattes, réserver un coin de paillasse pour les "merdes". Tu rédiges le problème proprement sur une feuille vierge que tu mets dans un bac de médicament avec toutes les pièces s'y rapportant (bons de dus, reception partielle).
Sinon a défaut de place un commentaire (bien rédigé, pas trois abréviations incompréhensives) sur la fiche client.

Sinon juste se parler plus, vous n'êtes pas non plus une équipe tentaculaire à 6 ou 7 il n'ya pas lieu de se prévenir par recommandé.

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Manager
17123       
 Administrateur

Manager
  Posté : 04-02-2019 11:25

OK on cerne mieux le pourquoi de tes questions.

La fiche de poste pour dire qui fait quoi et l'écriture des procédures c'est toujours utiles. Mais une officine n'est pas une usine, l'équipe est assez restreinte et il faut garder beaucoup de souplesse. Au final tout le monde fait un peu tout.

Il faut donc attacher la procédure à la fonction plutôt qu'à la personne.

La fonction de réception des commandes réclame un espace dédié au moins temporairement. C'est donc là que doivent atterrir les bons de promis à traiter.

La première étape serait de vérifier que les infos nécessaires au traitement de ces bons en réception sont bien présentes.

Le premier état est "en attente de réception", la dernier est "livré" , ensuite il faut écrire un logigramme pour prévoir toutes les éventualités et les actions correspondantes. De cette manière le bon est soit en attente de réception, soit en attente de livraison, soit en incident de livraison(décrire les infos nécessaires), soit livré(dans ce cas il n'y a plus de bons).

En fait la communication dans une petite structure n'est un problème que si chacun fait son boulot dans son coin. Évidemment qu'il faut documenter son travail et le plus simple est de le faire systématiquement. On ne sait jamais quand le patient va repasser.

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SkvNik
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SkvNik
  Posté : 04-02-2019 21:04

Vos réponses m'ont donné quelques idées.
Merci beaucoup!

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