Hello,

Dans la mesure où il y a pas mal de titulaires sur ce forum j'ai une question qui me taraude.

Depuis que je fais des remplacements (titulaire ou adjoint), j'observe que la quasi totalité de ces officines font systématiquement la caisse tous les soirs (décompte de toutes les espèces, vérif CB, chèque). Le tout prenant de 15 à 30 ' selon le degré d'automatisation et ça déborde carrément parfois s'il y a une merdouille. Pourtant je n'ai jamais relevé rien d'autres que des erreurs de frappe CB dans les centimes ou éventuellement des erreurs d'imputation (espèce/cb par exemple). Parfois on trouve des petites incohérences d'espèces, mais bon à part imaginer un mauvais rendu monnaie de toute façon irrécupérable on est pas plus avancé et on ne gagne pas d'argent.

Je sais qu'il y a des pharmacies qui font des caisses hebdo donc je ne vois pas d'obligations légales à opérer un décompte tous les soirs.

Du coup au vu du salaire horaire pharmacien et de la lourdeur de la manœuvre, j'ai un peu de mal à comprendre l'intérêt de procéder de la sorte.Vous auriez une réponse ? Au delà de "on a toujours fait comme ça" (qu'on me sort souvent).

moi je fais juste verifier cb / cheque

et je compte la caisse de temps en temps

Chez moi on recompte, mais pas au centime près. Le but est d'avoir une caisse juste à 5€ près. Celà permet de retrouver quelques erreurs.

On procède par étapes :
- CB : plusieurs contrôles en fin de journée (en général un vers 18h et un environ 30minutes avant fermeture) car c'est ça qui prend du temps)
- Caisses : 15 minutes avant la fermeture on recompte l'une des caisses et on évite de la recompter ensuite et la 2e quelqu'un le fait pendant qu'un autre s'occupe d'éteindre les ordis et les lumières. Ce n'est pas long et on recompte pour garder 200€ +/- 5 dans la caisse. On ne fait pas au centime c'est une perte de temps.é

En général on sort à l'heure sauf si patient de dernière minute.

En fait le soir c'est souvent calme, on ne pourrait fermer qu'à 2 mais mon adjointe a peur quand elle finit seule avec une prépa donc je lui mets systématiquement 2 personnes pour fermer.

Les jours ou je ferme, on est 2 et la plupart du temps on arrive à tout faire avant fermeture, et si ce n'est pas le cas, c'est moi qui reste pour finir et je libère mes employés

" ça permet de retrouver qques erreurs "

ok et ensuite? avec les espèces , on ne peut rien faire.
Les CB et les chèques sont vérifiés tous les jours mais compter au centime près , aucun intérêt sinon vérifier que personne ne pique dedans.
en interim je vois de tout. Du plus anxieux avec lequel une erreur de 1 ctime et c est sa mort imminente assurée au cool cool Raoul qui fait ça une fois par an parce que son équipe a toute sa confiance.

On ferme à 19h30.
En général je compte la caisse vers 19h00 (= vérification des CB + comptage de la monnaie à la machine et vérification des chèques).
Ca permet de retrouver les erreurs d'encaissements CB/espèces, et d'être plus tranquilles pour fermer à l'heure en cas de coup de bourre de dernière minute.

En général, ça ne prend pas plus de 10 min.

Pour répondre à la question, ça sert surtout pour le comptable pour les rapprochements bancaires..

Message édité par : El_Toto / 28-01-2019 18:35

je dirais bien que le comptable on l'emmmmm

c'est pas pour le comptable qu'on fait la caisse

Chez nous c'est le préparateur qui fait la caisse mais uniquement les espèces, le reste est fait le lendemain par le pharmacien
Nous avons une machine pour compter les pièces et nous devons préparer le fond de caisse pour le lendemain

Est-ce que quelqu’un peut me donner un intérêt de faire la caisse autre que d’identifier si un employé pique dedans ? Mon comptable s’en fout tant que le total Cb+espèce est ok

Bonjour,
Bien sur ça peut être une raison, même si ce n'est pas suffisant pour identifier un voleur.
Il peut y avoir des ventes non réalisées, abandonnée, etc.
Mais comptablement il existe un livre de caisse qui doit concorder avec la banque et les ventes.

Ok mais imaginons un contrôle. Vous imaginez vous faire redresser car « dsl le montant total CB+chq+espèce est bon mais la répartition n’est pas exacte » ?

Le problème dans les contrôles c'est que si l'inspecteur trouve rapidement des irrégularités, il est encouragé à fouiller.

Il arrive forcément des erreurs de saisie à l'encaissement. Dans ce cas tu mets une annotation en marge et tu archives.

Mais l'essentiel c'est que les encaissements soient raccords avec les ventes - les créances.

La compta c'est j'achète, je vends, je possède, je dois et tout ça doit être cohérent

ma première pharmacie ou j’étais assistant (oui oui assistant)

CB 107 francs 42
pas de validation
code client 3615
validation
code client 3615

soit une CB de 164 760 Euro
appel banque
appel OK

transmission la nuit

transmission OK

frais de commission sur CB 1 150 €

depuis tous les soirs je vérifie les CB


par contre aucun intérêt de vérifier le reste je trouve.


PS si il y en a un qui rigole je me fâche
PS2 c'est vraiment arrivé à personne cela ?

je viens de faire ma caisse

17 cts en trop


la cata

:-)

Disons que le questionnement m'est venu parce que je n'ai toujours pas vécu un cas concret où le fait de faire la caisse à rapporter le moindre euro à la pharmacie.
Un de mes titulaires me disait que ça permettait de se rendre compte si on avait oublié de faire payer quelqu'un mais bon ça me paraît tirer par les cheveux.

Donc oui la meilleur réponse c'est de permettre d'avoir un livre comptable propre. A voir si le jeu en vaut la chandelle au cas par cas donc.

D'un point de vue comptable, on est tenu de tenir un journal.
On peut passer une seule écriture comptable par mois mais en annexe on est tenu d'avoir le détail.
Pour ma part, voilà comment je procède.
La caisse est vérifiée journellement et notée dans une feuille Excel dans laquelle j'ai la ventilation par mode d'encaissement, espèces, chèques, CB, Virements(récupérés depuis la banque en fin de mois, Dépenses caisse, prélèvement de l'exploitant, mouvement de fond pour la monnaie, dépôts espèces, solde de caisse(qui calcule le solde de caisse) Les annotations en marge.
En haut et en bas les reports de caisse d'un mois à l'autre.
En bas le total des encaissements.
Pour passer les écritures comptables j'ai dans cette feuille toutes les informations.

L'intérêt en dehors de la compta est bien évidemment de vérifier la concordance entre encaissements théoriques et encaissements réels ainsi que de pouvoir rechercher si l'écart n'est pas du à une erreur humaine : erreur de saisie sur le terminal de paiement, chèque resté dans le chéquier, etc.

Le plus délicat reste les erreurs dans les espèces. S'il s'agit de petits montants, une fois en trop, une fois en moins ce n'est pas très grave. Si les erreurs sont récurrentes, il faut en chercher la raison et mettre en place des procédures. Ce n'est pas nécessairement une histoire de vol.

Une anecdote : plusieurs fois la même personne est venue acheter une boite de médoc, payée avec un billet de 500F(à l'époque), en ciblant toujours un jeune apprenti. Bien sur au moment de rendre la monnaie, cette personne demandait une renseignement quelconque de manière à embrouiller le jeune. Il existe des gens très forts... Il a été demandé au jeune de ne plus rendre la monnaie sur un gros billet. Fin de l'histoire.

Pour ceux qui commencent à vérifier leur caisse un quart d'heure avant la fermeture : que se passe-t-il en cas de coup de bourre après? Chez nous il y a du monde jusqu'à la dernière minute.

Par contre je trouve que notre logiciel est très pratique et fait une belle feuille de fin de journée (je fais souvent la caisse car le titulaire n'est pas toujours là). Je tire les totaux des cartes sur le terminal de paiement et je compare avec la feuille de fin de journée. Si pas OK je calcule la différence et je fais chercher à l'ordi de quel encaissement il s'agit pour tout remettre en ordre ; le seul moment où je contrôle tous les tickets c'est quand l'ordi ne trouve pas le delta (c'est qu'il y a eu plusieurs erreurs, c'est le cas le plus embêtant)

Ce qui prend le plus de temps , c'est de contrôler les espèces quand il y a beaucoup de monnaie. Et de laisser le fonds de caisse avec de la monnaie à peu près équilibrée pour le lendemain , qu'on ne soit pas obligés de courir faire de la monnaie dès le début de la journée.

Mais l'un dans l'autre , entre mettre les derniers clients dehors , faire la caisse , s'assurer qu'il ne reste rien à commander et faire un tour pour vérifier que tout est bien éteint, ça prend entre 20 et 30 minutes selon les jours...ça fait rentrer tard chez soi.

Il y a plusieurs technique qui peuvent aider a gagner du temps. Cependant, si tu fais 20-30 min de plus tous les soir, il faut en parler a ton titulaire pour le prendre en compte dans ton emploi du temps. (si c'est incompressible et si ça n'est pas négocié des le départ)

Vous comptez la caisse précisément ? Perso je compte que les billets que je remets en banque, et je garde juste quelque 5 et 10 (toujours le même nombre)
Si vous avez plusieurs caisse, tu peux en fermer certaine plus tôt.
Pour les CB tu peux vérifier à l'avance (consultation) et être particulièrement vigilant sur les dernières cartes.
Pas la peine d'attendre la feuille de fin de journée pour tes contrôle. Faut le faire en amont.

Perso j'éteins la croix à 19h30 et à 19h31 je suis parti :b mais j'ai pas grand monde le soir

Oui ,chez nous il y a en général du monde jusqu'à la dernière minute (et souvent toujours les mêmes retardataires)et souvent des choses à finir parce qu'on n'a pas eu le temps dans la journée, alors il y a bien 5 à 10 minutes de passées avant de commencer la caisse.

Il faut dire qu'on est un peu justes en personnel.
Mais j'ai déjà vu bien pire ailleurs (du style 1/2 heure de retard tous les jours pour fermer les portes avant plusieurs caisses à faire , je ne sais pas si c'est toujours comme ça depuis que j'ai quitté la boite).

Oui on compte toute la caisse sauf les pièces en cuivre; on laisse un fond fixe en valeur ,j'essaye toujours de panacher pièces/ billets pour ne pas avoir à courir faire de la monnaie le lendemain (parce que c'est aussi la bourre à l'ouverture)

Je ne comprends pas qu'on puisse avoir 20 à 30 minutes après la fermeture... Pour moi c'est un pb d'organisation.

Mon adjointe n'arrive quasiment jamais à partir à l'heure, et j'ai eu la plainte de certains employés à cause de ça car ils se sentent obligés de rester pour l'attendre.

Forcément, elle attend d'avoir tout éteint pour faire la commande (de tout l'aprem, alors que c'est tellement plus simple et rapide de la faire en plusieurs fois tout au long de la journée), pour compter les caisses, vérifier les CB, et là s'il y a une erreur, c'est le drame.

Quand c'est moi qui ferme, tout le monde est dehors à 20h10 au plus tard, sauf cas exceptionnel de patients qui arrivent avec 4 ordos 3 minutes avant la fermeture...