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AuteurSuivi fonds de caisse
FlbracAdabrFl__
69    

FlbracAdabrFl__
  Posté : 19-07-2015 21:27

Je reprends un sujet traité au cours d'un autre fil afin de l'approfondir.

Citation : poussin_arverne 

Il faut être vigilant quand même.

Le fond de caisse varie un peu, mais pas tant que ça. Ce qui veut dire que sur une période donnée (1 mois par exemple), le fond de caisse retombe que sa somme. Ce qui compte, c'est donc les recettes en espèce, dont les erreurs doivent toujours finir par se compenser. On peut par exemple tenir un fichier exel qui additionne les écart de recette en espèces, on voit ainsi très vite si cet écart de rapproche de 0 ou s'il augmente régulièrement.

Pour ma part, j'ai compté le fond de caisse tous les jours au début (pendant 1 an), j'ai choppé un préparateur qui piquait dedans, viré, confiance absolue dans le reste de l'équipe. Ensuite je l'ai comptée encore 1 an chaque semaine, puis 1 fois par mois. Depuis 5 ans seulement au moment du bilan. Elle est toujours juste ...  


Le suivi du fonds de caisse me tracasse donc depuis mon installation il y a 3 mois.
Ce n'est pas une de mes priorités mais j'essaye de l'effectuer tous les 3-4 semaines dont voici le résultat :
2 mai : +38,00 € ;
29 mai : -43,18 € ;
16 juin : -75,16 € ;
19 juillet : 73,32 €

Mes variations ne sont donc pas de 20€ mais de 100€ !!

Vous avez un avis là dessus ? Faut il m'inquiéter de possibles vols ?
J'ai une petite équipe et je suis en confiance avec eux. Pour autant rien n'est encore acquis, ce n'est que le début.

Pouvez vous m'aider à lister tous les éléments qui peuvent impacter le fond de caisse et auxquels il faut être vigilant ?
- Modifier le fond de caisse lors des sorties (grands ET petits montants : dépôts et sorties banque, poste, viennoiseries, dons...)
- Finaliser la vente après encaissement
- Compenser les dépenses perso
- Suppression des crédits lors de l'encaissement de monnaie suite à la livraison d'un patient.
- Quoi d'autres ?

Concernant le risque de vol, quels sont les éléments qui peuvent mettre la puce à l'oreille ?

Merci !

Message édité par : FlbracAdabrFl__ / 19-07-2015 21:27


  Profil  
becanne
1269       

becanne
  Posté : 19-07-2015 22:02

Bonjour.
Pour te rassurer tu fais le ratio cash/la totalité d encaissement hors tiers payant.
Les ratios doivent tous être équivalents avec 1 ou 2% de différence max.

Et voilà je le fais tt les 6 mois et je suis en paix


  Profil  
lavrille
1576       

lavrille
  Posté : 20-07-2015 08:06

Si tu fais les plus et les moins d'après les chiffres que tu donnes tu n'es pas loin de zéro.
Après effectivement, chaque prélèvement doit être noté informatiquement, chaque règlement crédit rajouté, chaque rajout de monnaie doit être compensé (enfin ça dépend comment tu gères la monnaie, moi j'ai une caisse de monnaie et si je prends 1 rouleau de 1€ dedans je mets 25€ provenant de la caisse en échange. Il peut arriver que lors de cet échange il y ait des erreurs. Lors de mon installation je laissais tout le monde accéder à l'échange de monnaie et visiblement il y en a qui ne savent pas bien compter, ma caisse de monnaie était toujours fausse. Par ricochet la caisse de vente l'était également, heureusement le total retombait juste)
Maintenant seules mon assistante et moi-même y avons accès, cela limite déjà grandement les erreurs de ce côté.
Ceci n'est qu'une piste...
Moi aussi cela m'intrigue, l'an dernier il me manquait 200€ à la fin du mois, et le mois suivant j'avais 200€ de trop. Comment l'expliquer, sur un si gros montant je n'ai pu m'empêcher de penser à un "emprunt" d'une employée mais c'est frustrant, et puis que faire?

  Profil  
FlbracAdabrFl__
69    

FlbracAdabrFl__
  Posté : 20-07-2015 08:25

Merci Lavrille & Becanne pour vos retours.

Je vais faire le calcul des ratios sur la base de l'historique avant reprise et le ferai à 6 mois d'installation.

Concernant le suivi excel, je le fais quotidiennement. Toute entrée / sortie est notée dans l'informatique et sur mon tableur. En revanche lors du calcul de fond caisse mensuel, je le note sur le tableur mais je n'impacte rien dans l'informatique. Vous également ?

Pour la réserve de monnaie, je n'ai pas de décompte à part. Je vais essayer de mettre ça en place.

Bonne semaine !

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padaOne
3827       

padaOne
  Posté : 20-07-2015 08:54

C'est dingue à vous lire j'ai l'impression d'être la seule à faire à l'ancienne = compter la caisse tous les soirs. Et dans toutes les pharmacies où j'ai bossé c'était comme ça.

  Profil  
Bixente64
5757       
 Modérateur

Bixente64
  Posté : 20-07-2015 08:56

Une tradition est-elle bonne parce qu'elle ancienne ?
Ou est-elle ancienne parce qu'elle est bonne ?

Vous avez quatre heures...............

Là où commence le découragement, se lève la victoire des persévérants.

  Profil  
padaOne
3827       

padaOne
  Posté : 20-07-2015 09:15



Elles sont souvent anciennes et mauvaises, mais il y aurait de quoi disserter en effet !

  Profil  
michelm
862      

michelm
  Posté : 20-07-2015 09:37

fond de caisse defini et tout les soirs remis a ce chiffre.. le surplus au coffre
noté sur un tableur exel
et verif une fois par mois entre la réalité du coffre et le tableur

  Profil  
ERNAM
936      

ERNAM
  Posté : 20-07-2015 09:43

Caisse comptée chaque jour, fonds de caisse identique à +/- 5€ près.
Pointage 1 fois/ mois versus tableau excel: différence de 100€ sur 1 an, attribuable à des erreurs de rendu monnaie, à l'ajout de monnaie...

Parfois il me manque 10 ou 20€ sur ma caisse journalière, que je retrouve le lendemain...? je n'arrive pas trop à me l'expliquer non plus

  Profil  
bultus
2078       
 Modérateur

bultus
  Posté : 20-07-2015 10:53

Idem, le fond de caisse est fixé à 200e, on se contente d'enlever le surplus (qui correspond donc à la caisse du jour).

Mes employés le comptent et me le mettent de côté et moi je recompte tout une fois par semaine. D'un jour sur l'autre ça s'équilibre (tout le monde ne doit pas compter pareil jusqu'à 200...)

Au final chaque semaine on retombe sur nos pattes, parfois il y a des oublis également au moment de remettre des rouleaux, donc je recontrôle les rouleaux quand j'ai un écart inexplicable, tous les 2-3 mois.

Sur 2 ans, il y a eu une semaine ou 50 euros ont disparu, probablement une erreur de rendu de monnaie avec un billet de 50 à la place d'un billet de 10 ... (oui ça ne fait que 40 d'écart, je n'ai pas d'autre explication)

  Profil  
saumix
2567       

saumix
  Posté : 20-07-2015 12:06

une des erreurs , c'est de confondre CB et especes lors de l'encaissement....surtout depuis ue j'accepte la carte pour presque rien !!!! avant j'avais 10 euros de minimun , mais quand je les envoie chercher de lamonnaie au distributeur, ils ne reviennent pas....

vos recettes CB sont justes???

h.p

  Profil  
bultus
2078       
 Modérateur

bultus
  Posté : 20-07-2015 12:52

oui, vérifié tous les jours obligatoirement, ainsi que les chèques

  Profil  
poussin_arverne
5849       

poussin_arverne
  Posté : 20-07-2015 19:53

Citation : saumix 

une des erreurs , c'est de confondre CB et especes lors de l'encaissement....surtout depuis ue j'accepte la carte pour presque rien !!!! avant j'avais 10 euros de minimun , mais quand je les envoie chercher de lamonnaie au distributeur, ils ne reviennent pas....

vos recettes CB sont justes???

Poussin

"Pour se faire des ennemis, il n'est pas nécessaire de déclencher la guerre, il suffit de dire ce que l'on pense"
Martin Luther King 


Oui, systématiquement. Dans les 3000 euros par jour

On ne les coche que très très rarement : on compare seulement le relevé de transmission, juste au centime près dans 95% des cas.

  Profil  
Bixente64
5757       
 Modérateur

Bixente64
  Posté : 20-07-2015 19:57

Citation : poussin_arverne 
Oui, systématiquement. Dans les 3000 euros par jour



P'tite bite.....

Là où commence le découragement, se lève la victoire des persévérants.

  Profil  
poussin_arverne
5849       

poussin_arverne
  Posté : 20-07-2015 20:00

T'es con toi

C'est pour dire que si on tombe juste avec 3000 euros à 12 personnes au comptoir, on devrait pouvoir y arriver pour 350, euros tout seul

Message édité par : poussin_arverne / 20-07-2015 20:00


  Profil  
rastacouere
233     

rastacouere
  Posté : 20-07-2015 20:01


Citation : poussin_arverne 


Oui, systématiquement. Dans les 3000 euros par jour




mmmm la mienne est plus grosse que la tienne


bref sinon c important pour le comptable que ta caisse cb soit la plus juste possible.
Au début j'étais moins convaincu

10 min avant la fermeture (genre dans 20 minutes) tu check tout (cb+amex+cheques) et a la fermeture tu comptes ta caisse et 10 minutes plus tard tu es parti

  Profil  
michelm
862      

michelm
  Posté : 20-07-2015 21:50

euh toute les pharmas n'ont pas les amex

  Profil  
padaOne
3827       

padaOne
  Posté : 20-07-2015 22:25

Les quoi ?

  Profil  
Calipharma
704      

Calipharma
  Posté : 21-07-2015 09:14

amex : american express

  Profil  
michelm
862      

michelm
  Posté : 21-07-2015 09:25

tu sais la carte pour les 90j

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