Bonjour,
je passais par là et je croise ce sujet qui m'a toujours tenu à cœur!
En effet, mon passage de la pharmacie de ville a un milieu industriel m'a très vite démontré que ce problème de stock faux existait dans tous les domaines... J'ai informatisé le stock, installé un logiciel de gestion mais je me suis rendu compte que le plus important est la sensibilisation des salariés... 7 ans plus tard, l'équipe est sensibilisée et les erreurs sont très rares.
Effectivement en pharmacie, je me rappelle que le contrôle par le logiciel du nombre de boites délivrées existait, mais j'avais vu qu'une collègue comptait les boites à l'écran et non physiquement sur le comptoir... Donc elle recomptait son erreur et la validait!
Une solution à ça aurait été que les éditeurs de logiciel paramètrent leur fenêtre de vérification de nombre de boites délivrées en "cachant" la facturation en arrière-plan, ça existe peut-être déjà chez certains éditeurs... Et pourquoi pas un blocage de la facturation quand 3 mauvaises quantités ont été validées avec un petit timer qui ne laisserait pas d'autres choix que de faire une vérification précise et minutieuse... Il vaut mieux perdre 1 minute que de distribuer un produit à 20€ gratuitement.
Idem pour ceux qui jouent au loto quand le logiciel leur sort un message d'erreur au moment du comptage, ils ont compté X boites, au lieu de recommencer le comptage et vérifier, ils tentent un X+1 ou un X-1 au pif... Formidable pour la bonne tenue du stock.
L'opérateur qui gère les commandes grossiste a également un rôle à jouer, les erreurs grossiste sont rares mais existent, si l'opérateur valide bêtement sa commande sans vérification, l'origine de l'erreur restera un mystère.
Pour les Data Matrix illisibles, comme il s'agit souvent d'une même référence de produit, l'opérateur peut imprimer le CIP (rassurez moi, ça existe encore ou je suis has been?) à la DYMO (ou à la vieille étiqueteuse à tampon...), ça prend un peu de temps mais encore une fois c'est mieux que de la distribution gratuite. Ou au minimum indiquer le CIP du produit dans le rayonnage.
Il y a toujours la possibilité de modifier les fiches articles dans les logiciels? Si le Data Matrix ne passe pas, il y a dans la majeure partie des cas un code-barres classique que peut être enregistré dans la fiche. Je me souviens avoir régulièrement modifier des fiches articles soit pour ajouter un code-barres soit pour pour modifier la dénomination article et le rendre plus identifiable.
Il faudrait également que les éditeurs de logiciel verrouillent mieux leur système: bloquer la modification de la quantité en stock dans la fiche et obliger à passer par un menu dédié de correction de stock (ça existe peut-être, je n'ai pas le souvenir de cette fonctionnalité sur les logiciels avec lesquels j'ai pu travailler) afin de pouvoir éditer les corrections de stock.
Je me souviens que je les imprimais, mais il fallait contourner le système dans l'édition des statistiques, ça n'avait rien d'intuitif.
Bref, il n y a pas de miracle, il faut des personnes impliquées et rigoureuses. Rédiger des procédures de bonne tenue de stock (de l'entré du produit dans la pharmacie à sa sortie), leur faire lire et signer. Chaque année, éditer la liste des corrections de stock et montrer le montant à l'équipe (si les sorties sont nominatives, faire attention à bien faire la différence entre celui qui abuse peut-être et le salarié rigoureux qui met le doigt sur les conneries au contraire de ses collègues).
S'il y a des sorties "louches", le responsable de ces sorties finira par être embêté que ce soit si bien surveillé.
Peut-être nommer un responsable du stock (inventaire et périmés), qui embêtera ses collègues les moins rigoureux pour que son travail soit plus sympa. Ainsi le titulaire ne se battra pas tout seul.
Au final, la bonne tenue de stock peut devenir un "jeu", en faire une sorte de défi sympa pour l'équipe. Faire une réunion à ce propos pour leur montrer l'importance du sujet (c'est aussi rentable qu'une réunion chiante avec un commercial de labo qui présente sa nouvelle poudre de perlimpinpin imposée dans la commande annuelle...) et les impliquer davantage.
Légèrement chronophage, mais pas plus que de corriger des conneries à longueur de temps.
Salut!
