Bonjour installation ds deux mois !!! Donc un peu affolée je voudrais faire la liste des taches à accomplir en general pour pouvoir déléguer à mes salariés .
Quotidiennemt: Télétransmission /sauvegarde/rejets encours/rapprochement bancaire/monnaie /commande grossiste/homeo/Menage pharma rangement
Mensuellement:ordonnancier liste 1 liste 2 stup/balance mensuelle stup/périmés /tableau de garde/suivi location /inventaire /tg promos et mise en avt offre/matière premiere du préparatoire /commande directe/
Quoi d autres ????

Attention, tu me fais peur !! :-o
Si tu arrive avec un petit planning des tâches déjà attribuées à des employés que tu ne connais pas et qui ont déjà leurs habitudes, tu vas stresser tout le monde lol.

Quand je parlais de te faire une liste des tâches, je pensais plutôt à ce que tu veux faire dans la pharma :
- travaux de l'espace de vente (est-ce que les étagères sont jolies, bien remplies ? Est-ce qu'il y a beaucoup de présentoirs à désencombrer? Est-ce qu'il y a assez de lumière ?)
- développement de la para (Y at'il le minimum des marques les plus demandées?)
- mettre en place des formations équipe pour développer le conseil/éducation thérapeutique
....

Tu as déjà dû visiter l'officine : quelles ont été tes impressions ? Quelles sont les choses qui t'ont déplût au premier abord et que tu pourrais changer ? Y a t'il un rayon puericulture, orthopédie ?

Le planning des tâches journalières que tu veux faire, tu ne peux pas t'en occuper sans avoir travaillé avec tes employés et tes patients. Tu pourras l'affiner après 1 ou 2 mois d'exercice minimum.

Tu peux aussi si tu as du temps aller rencontrer les pharmaciens et prescripteurs autour de ta pharmacie, pour te présenter. Repère s'il y a des médecins spécialistes autour de ta pharma : Kiné, homéopathe... Demande leur avec quelle marque ils aiment bien travailler (ce sont ces marques que tu pourras développer plus facilement).

Essaye de te balader dans le quartier, rencontre les autres commerçants (tu aura une meilleure idée de ta patientelle) ...

Arrête de stresser !!! :=!

Liste toi surtout les choses que tu as à faire avant ton install (banque, cartes CPS etc etc...)

Et aussi un dernier "conseil" : si tu crée une page facebook pour ta pharmacie (une page, pas un profil hein), tu as accès dans les statistiques aux fréquentations par horaire et par jour, ainsi qu'à la répartition des personnes qui passent autour de ta pharmacie, classée par âge et sexe.

Ca peut être utile pour connaître le type de patients que tu aura, et cibler une patientelle qui ne fréquente pas encore ta pharma, et bien sûr pour ajuster l'emploi du temps (Après avoir pris tes marques !!!)

Tout ce qui est banque CPS etc c'est fait et pour l amélioration de l agencement et mise en place de gammes je compte faire cela progressivement bien sur.
Non en faite je voulais les taches obligatoires à ne pas oublier qd je vais reprendre ! Car moi avt j étais salariee et en tant que titulaire j aurai d autres taches et je ne veux pas en oublier ! Sinon pour les salariés il faut bien que je délègue je vais pas pouvoir tout faire toute seule. Le vendeur ne déléguait pas avt donc j ai besoin moi en tt cas de leur donner des taches.

Quand j'ai repris la pharma, je faisais tout (réception cde, back office et comptoir). Mes employés ne faisaient que lr comptoir et ranger les commandes que j'avais déjà validées.
Ensuite, au bout de quelques jours, je leur ai montré la réception des commandes, puis le traitement des rejets etc etc. Tu ne pourras pas tout déléguer d'un coup et te faire un planning sans connaître les employés ne sert à rien : ils n'apprendront pas tous de la même façon et à la même vitesse.

J'ai dans mon équipe un préparateur qui maîtrise bien l'informatique : je l'ai formé en premier à la réception informatique et aux rejets, pendant que je continuais d'expliquer à ma "plus vieille" employée comment créer une fiche patient par exemple.
(On a changé de logiciel le jour de mon arrivée).

Ce que tu ne dois absolument pas oublier :
Ouvrir la pharmacie
Servir les patients, gérer les problèmes les uns après les autres
Occuper tes employés
Faire les commandes répartiteur
Faire la télétrans et la caisse (éventuellement déposer à la banque)
Fermer la pharmacie.
Si tu fais déjà ça, ta pharmacie tourne. Pour le reste, impossible de faire une liste exhaustive et de tooute façon aucun titulaire ne peut faire tout ce qu'il y a sur cette liste.

Ce qui m'inquiète mimi38 pour toi c'est que tu stresses énormément. Sache que tes salariés c'est pareil.Tu représentes une inconnue pour eux.

Fais toi confiance et fais leur confiance, tu as travaillé avant ça et la boite a tourné avant toi. Il n'y a aucune raison que ça se passe mal si tu arrives à te détendre.

Pour gérer efficacement une entreprise il faut pouvoir prendre de la hauteur. Et pour pouvoir prendre de la hauteur il ne faut pas se perdre dans des broutilles. Les choses se feront avec le temps. Laisse fonctionner comme avant et par petites touches tu pourras y mettre ta personnalité. Bultus t'a parfaitement conseillé en ce sens.

L'erreur est de vouloir tout contrôler, décider, bref mettre de la raideur alors qu'il faut de la souplesse.

Je suis d'accord avec Manager, là tu fourmilles de détails et tu nous fais un micro planning

Pense global, sinon tu vas te perdre dans tous ces détails.

Comme dit plus haut, la pharmacie tournait sans toi avant. Le titulaire faisait peut etre beaucoup de choses, mais gère les taches une par une, par ordre de priorité, quand elles arrivent.

Le traitement des rejets est important certes, mais moins que celui de passer les commandes grossistes. Les choses vont se mettre en place petit à petit, et ton équipe, sauf à avoir un commando qui veut te faire la peau, est aussi là pour t'accompagner (ça marche dans les 2 sens). Ils sauront aussi trouver des solutions si tu les sollicites, et parfois meilleures que les tiennes (et oui !)

Bon courage à toi

Bonjour mimi38,

Je comprends ta volonté que tout roule tout de suite et peut-être ta peur d’être un peu débordée au départ, mais comme te l’ont dit les précédents intervenants, keep cool !!!

Manager a raison quand il dit de laisser fonctionner comme avant. Note au fur et à mesure les tâches que tu souhaites déléguer à l’équipe.

Pour certaines, comme la sauvegarde ou la télétrans, tu pourras très vite faire une petite procédure pour déléguer rapidement.

Mais avant de déléguer le suivi des locations, les rayons, le traitement des rejets ou la monnaie, il vaut mieux connaitre un peu l’équipe.
Quelles sont les taches qu’ils ont déjà effectuées, les domaines dans lesquels ils ont reçu une formation complémentaire (matériel médical, merchandising)? Et puis aussi, quels sont leurs envies, leur gout pour tel ou tel domaine dans la pharma ?
Cela ne demande pas les mêmes qualités et chaque employé se donnera plus dans un domaine où il se sent à l’aise.

Laisse-toi un mois ou 2 pour voir cela.
Bon courage !

Message édité par : Apothiweb / 19-01-2017 18:02

En plus, au début, il devrait y avoir un ou deux imprévus à gérer en priorité, donc c'est certain qu'il ne faut pas s'affoler sur les détails. ;-)

Merci !!! Oui je stresse mais qui ne le serais pas !!! Je passe de salarié 35 h a titulaire grand grand saut pour moi
Je veux faire bien et penser à tout ça ne me stresse pas mais ça me rassure plutôt . Je sais bien que je ne vais pas tout faire tt de suite . Mais ça me permet de ne rien oublier.
J -2 mois !!!! Avt la grande aventure
Je vous tiendrai au courant ;-)

Suivi de la chaine du froid ;-)

Relativise mimi38, tu ne pars pas de zéro, tu as un diplôme et une expérience. Rien de ce qu'il te reste à apprendre n'est aussi complexe et lourd que ce que tu as appris à la fac.

Et puis encore une fois tu ne pars pas seule, tu as une équipe.

Et même si tu as des difficultés tu pourras trouver ici tuyaux et réconfort. Donc keep cool ça va bien se passer.

Bon, pour être honnête c'est normal de flipper un peu ça s'appelle l'inconnu et donc le stress qui est, comme chacun sait un syndrome d'adaptation.

tu ne peux pas prévoir l'avenir de ta boîte, tout change et de plus en plus vite.
tu peux bien gérer et te planter et inversement, c'est l'emplacement et les flux de clients qui déterminent 90% du ca.

il ya 10 ans, 1.5 millions ça allait encore, aujourd'hui plus personne n'en veux!
ni les jeunes ni les banques.

beaucoup ne tiennent qu'avec l'avance tréso de leaucépè!
courage! ;-)

Ben bonjour l optimisme !!!! T es pas installés toi ? :-o

Ben merde suis à moins de 1M
et j'ai 2 candidats qui veulent ma boite avec 2 accords bancaire

m'aurait on menti ?