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C'est moi ou bien quoi?#13657

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lavrille lavrilleicon_post
Bonjour

Désolée du titre un peu provocateur pour un sujet que j'ai déjà évoqué......

Voilà, j'ai le sentiment que mon équipe "se laisse vivre" et quand je demande de faire une chose et que je peste au bout de plusieurs jours car ce n'est pas fait...on me répond qu'on n'a pas eu le temps.
Comment faire pour faire la part des choses, je veux être juste mais en même temps du coup c'est moi qui rattrape tout...

Je ne me fie pas aux chiffres des ventes car je sais bien qu'une prépa qui déballe la commande aura un chiffre bas et pourtant elle aura travaillé comme les autres

Mais alors comment savoir?

J'ai fait un test il y a 2 mois un présentoir lysopaïïïne traînait par terre je n'y ai pas touché. J'ai fini par craquer hier et l'ai rangé en faisant la remarque que ça faisait 2 mois qu'il n'avait pas bougé de là.

Je gère télétrans/rejets/toutes commandes/rangement para/prix etc etc
SEULE
Il leur reste le rangement des commandes quotidiennes et direct (sauf para puisque je le fais) et servir les clients.

Une des prépas pointe les commandes mais ne les réceptionne pas à l'ordi, elle marque "OK, pas en stock" et ce matin quand je lui ai dit que quand même j'aimerais qu'elle réceptionne cela, elle m'a répondu qu'elle n'avait pas le temps, elle n'était pas wonder woman :-o :-o :-o

Il est vrai qu'on a du monde, mais CA environ 1M7, moi tout le temps là, 2 assistantes et 2 prépas temps plein ça devrait le faire.

Je ne sais pas comment gérer la chose, c'est vrai que c'est chiant de faire un truc et de s'interrompre 15 000 fois pour servir un client mais on en est tous là, et pas question pour moi qu'un client fasse la queue pendant que l'un de nous serait en train de faire du rangement à côté en l'ignorant gentiment.

Help, conseils svp

PS : les personnes posant souci ont toutes une grosse ancienneté et un bon salaire, pas la peine de suggérer une augmente.
Augmenter une prépa qui ne réceptinne pas une commande et ne range que le vigneté, pas sûre que ce soit la solution et honnêtement, pas envie là. :-|

Ps2: côté clients c'est quand même moi qui fais le plus gros chiffre, que ce soit en CA ou en nombre de clients servis, je ne suis pas cloîtrée dans mon bureau


Message édité par : lavrille / 18-02-2014 13:32

syncmaster syncmastericon_post
Essaie de faire du comptoir en priorité. Tu peux déléguer sans problème au moins la gestion du tiers-payant et la mise en rayon...
Toi tu seras beaucoup plus présente, efficace et rentable au comptoir, et les préparatrices ne pourront plus dire qu'elles n'ont pas eu le temps de s'occuper de la commande parce qu'elles ont dû aller servir pendant que tu faisais de la paperasse...

Et puis un salarié à qui on délègue des tâches se sent valorisé et sera d'autant plus motivé par la suite (et j'ai comme l'impression qu'il y a un problème de motivation chez toi...)
saccarine saccarineicon_post
Bonjour Lavrille,

je ne suis pas une spécialiste mais analyser le panier moyen ne serait pas une solution? ainsi tu observes la "qualité " du travail effectué (conseil associé à l'ordonnance, ex: que conseilles-tu lorsque qu'un médecin prescrit de l'amoxicilline?).
quand je lis ce que tu expliques, mon avis d'adjointe, est que tu es en droit de demander une comptétence au comptoir qui soit quasi irréprochable, surtout de la part de tes adjointes. pratiques-tu le contrôle automatique des ordonnances?
pointer du doigt un manque de compétence, pourrait te permettre de reprendre la main, et ensuite, en douceur amener des changements dans l'organisation de ta pharmacie
j'ai cru comprendre que tu avais une nouvelle adjointe, souvent , une nouvelle personne peut être un élément moteur, essaies de lui confier des responsabilités, cela peut enclencher des prises de conscience.

je pense qu'à vouloir être une patronne parfaite, tu es une patronne très gentille, et elles testent tes limites.
autre idée: as-tu mis en place des challenges? avec résultats par équipe et en individuel?

voilà, quelques idées, en espérant t'avoir aidée. Les solutions sont propres à ta pharmacie, et à adapter en fonction des personnes, car chacun a des motivations et des espérances différentes.
dans mon cas personnel, j'ai le problème inverse: je prends trop d'initiatives pour mon titulaire, j'ai dû mettre beaucoup d'eau dans mon vin, et c'est pas bon :-)

enfin, ne pas jeter ou ranger un présentoir qui traîne depuis 2 semaines, est-ce réellement fait preuve d'un manque d'initiative??? :-o. Comment font tes collaboratrices chez elles? est-ce que le matin , elles attendent que quelqu'un leur disent de lacer leur chaussures , ou de se couvrir parce qu'il fait froid???

bon courage en tout cas, car reprendre la main en s'affirmant et en respectant tes collaborateurs , c'est une équation vraiment pas simple à résoudre ;-)
MKIII MKIIIicon_post
Rentrer dans une demarche de certification, ca peut permettre de lister qui/quand/quoi/comment et ainsi que chacun soit reponsable de ce qu'il fait (ou ne fait pas en l'occurence).
Je suis une bille en mangement, je n'ais donc pas de conseils précis, mais ne laisse pas trainer.
padaOne padaOneicon_post
Citation : saccarine 

ne pas jeter ou ranger un présentoir qui traîne depuis 2 semaines, est-ce réellement fait preuve d'un manque d'initiative??? :-o.
 


Ce n'est pas 2 semaines, mais 2 mois visiblement...
Je comprends donc son irritation !
J'ai vraiment du bol d'avoir une assistante qui envoie du bois quand je lis ça...

Mais sinon Lavrille, objectivement, ne serais-tu pas en sous-effectif en effet ?

Soit c'est le cas et leur exaspération se comprend, soit ce sont vraiment de grosses flemmardes et peut-être peux-tu organiser des "challenges qualité" (genre rien qui traîne par terre, du dynamisme au niveau de l'agencement de la para et de la vitrine....) avec [petite] récompense à la clé ?
Lysa Lysaicon_post
Tu ne peux pas en désigner une responsable des commandes par jour. Sachant qu'elle se concentrera sur cette tâche et n'ira servir que lorsque tout le reste de l'équipe est déjà bloqué au comptoir...
Apothiweb Apothiwebicon_post
Bonjour Lavrille,

Citation : Lysa 

Tu ne peux pas en désigner une responsable des commandes par jour. Sachant qu'elle se concentrera sur cette tâche et n'ira servir que lorsque tout le reste de l'équipe est déjà bloqué au comptoir...  


:=! :=! Bonne idée

Tes collaboratrices ont-elle une fiche de poste?
Cela pourrait aider à formaliser tout ça.

En tout cas, si tu es présente au comptoir, je ne pense pas que ce soit un problème de sous-effectif
Apothiweb
Amath Amathicon_post
bonsoir Lavrille,

je me permets d'apporter ma petite pierre à l'édifice ..

Ton récit me rappelle une pharmacie dans laquelle j'ai bossé un peu en tant qu'étudiant . Dès les 1eres heures de boulot, j'ai été choqué par l'apathie totale de l'équipe, il fallait presque qu'elle se fasse prier pour servir les clients. elle ne daignait pas mettre une once d'énergie dans les tâches qui ne leur plaisait pas.. Aucune iniative, aucun dynamisme, ça faisait peine à voir pour qq'un comme moi qui aime que ça bouge . La pharmacienne se retrouvait toute seule devant, elle s'était visiblement résignée à appeller du renfort, enfin lorsqu'il ne venait pas tout seul .. en fonction de leur bon vouloir.

Je n'ai pas souhaité y rester très lgtps, mais j'ai réussi à capter une chose : l'équipe reprochait à la patronne de vouloir tout faire ... aucunes d'entre elles n'avaient de réelles responsabilités ( gestion d'une gamme para, facing, commandes ... etc ) la pharma décidait de tout, gérait tout ..
du coup, toutes les autres tâches étaient délaissées par les filles, en guise de révolte, ou de résignation ..


conclusion : plus la pharmacienne en faisait, moins l'équipe travaillait .. et ensuite le cercle vicieux, sans aucun doute jusqu'à la rupture ( à laquelle je n'ai pas assisté, dieu merci ^^)

bref,
confier à de "vieilles" prépa la simple réception du matin n'est pas vraiment valorisant, vu que c'est déjà ce que font les bp dès leur 1ere année ....



voilà,
en espérant que ma petite anecdote te fera un peu avancer :)


ps : ton équipe est intégralement composée de filles , non ?
loin de moi l'idée de faire de la mysoginie gratuite, tout ce que je peux dire c'est qu'elles étaient ravies d'avoir un collègue masculin qq temps , lool

Message édité par : Amath / 18-02-2014 18:34

Galienne Galienneicon_post
Salut Lavrille,
Je pense que le souci vient aussi du fait que tu étais l'adjointe auparavant et que tu as pris ensuite les rennes de l'officine. Pour tes employées, tu es toujours une ex collègue et non pas la patronne.
Comment travaillaient elles avant que tu sois titulaire? Avaient elles le meme manque d'initiative, la même nonchalance?
Dans ton cas, je ne pense pas qu'elles "réclament " un peu plus de responsabilités. Elles donnent plutôt l'impression de vouloir en faire le minimum, de se sentir en "vacances, car l'ex titulaire n'est plus là et maintenant c'est l'assistante qui est chef et c'est notre pote" :D (j'exagère le trait, mais tu vois le truc ;) )

Meme si ça ne te fais pas plaisir, tu devrais mettre les choses au clair et être moins cool. Faire des entretiens individuels, des fiches de poste, que chacune sache toutes les tâches qu'une préparatrice/adjointe doit effectuer et les prioriser.
Si tu n'agis pas vite, tu vas te laisser dépasser par ton équipe et ça va commencer à mettre la mauvaise ambiance.

Je précise que je suis adjointe, je te donne le point de vue d'une salariée qui ne supporterait pas de voir ses collègues de boulot agir comme les tiennes le font.

Bon courage

Message édité par : Galienne / 18-02-2014 19:40

poussin_arverne poussin_arverneicon_post
Lavrille, prends en compte avec prévision l'intervention de Galienne. Je pense que la solution est dans son post. Tout est just dans son intervention de mon point de vue.

Le management et l'organisation sont les mamelles d'une petite entreprise. Il le semble que tu peux perfectionner les deux.

En gros :
- chasse tout problème lié à un défaut d'organisation (erreurs de stock ? Scanpal ? Promis ? Rangements ? Définitions de fonctions ? Plannings de responsabilités ? Délégations de responsabilité (ex : espace de vente) ? ...)
Et apporte des actions correctives pour chaque dysfonctionnement chronophage : tu n'es pas en sois-effectif.

Quel est ton % de frais de personnel par rapport au CA ?

- affirme-toi dans ton rôle de patronne. A être trop gentils, on devient trop con (fais attention à l'ambiance d'un forum par exemple, qui ne reflète pas forcément une réalité réaliste ""). Il faut luter chaque reproche concret (ex. Lysopaiine) et aborde le sujet lors d'un entretien individuel. Tu demandes si elles trouvent ela normal ? Si non, alors pourquoi elles le font ? Le voient-elle ou pas ? Et surtout demande-leur qu'elle est la solution. Tu ne peux que les aider a apporter des solutions, si tu mâches le boulot elles vont se sentir exclues et tu cours à l'échec ... Et au final il faudra écrire des procédures.

Un bon management, c'est une main de fer dans un gant de velour ;-)
lavrille lavrilleicon_post
Merci à tous pour vos précieux avis...que je viens de lire d'une traite là tout de suite en rentrant.
Cet après midi j'ai eu une discussion avec ma prépa, qui m'a confirmé qu'elle ne pouvait pas faire plus. Pas le temps. Pas de solution à apporter, c'est comme ça et pis c'est tout.

Bon.

Alors j'ai commencé à rédiger un brouillon de fiche de poste, faisant faire à chacune en priorité ce qu'elle sait faire le mieux.
Mais pas évident de faire une fiche claire, car cela me paraît rigide, et parfois la bonne organisation c'est plus une question de bon sens que de fiche à respecter.
Bref si vous avec de exemples de fiches de poste je suis preneuse, n'hésitez pas à les afficher sur ce fil :-P

Que faire faire à une prépa en place depuis 30 ans, qui est fâchée avec l'informatique et n'aime pas la para, et n'a jamais aucune idée nouvelle?...... à part pointer les commandes je ne vois pas.

Le comptoir j'y suis déjà énormément, comme je l'ai dit c'est moi qui fais le plus gros CA

Dur dur......

poussin_arverne poussin_arverneicon_post
Citation : lavrille 
Que faire faire à une prépa en place depuis 30 ans, qui est fâchée avec l'informatique et n'aime pas la para, et n'a jamais aucune idée nouvelle?...... à part pointer les commandes je ne vois pas


Dans une petite entreprise endettée (c'est ton cas non ?), un maillon faible a de graves répercutions sur l'organisation générale de la structure. J'ai comme l'impression que th l'ans identifié ...

Un bon chef d'entreprise soit prendre les bonnes décisions. Cette salariée doit comprendre qu'elle n'a que deux solutions :
1. Se remettre en question (au bout de 30 ans, il serait temps !),
2. Aller voir allieurs si l'herbe et plus verte (quitte a la pousser un peu ...)

Ce n'est pas parcequ'elle ne veut pas faire son métier correctement qu'elle a le droit de te pourrir l'existence.

Message édité par : poussin_arverne / 18-02-2014 22:06

lavrille lavrilleicon_post
Poussin ma réponse a croisé la tienne, mon souci est qu'à chaque fois que je "râle" parceq ue les choses ne sont pas faites, on me rétorque que c'est à cause du manque de temps, pas l'temps on est débordés.
Que répondre à celà, je fais tout 10 fois plus vite et elles me disent elles mêmes qu'elles me sollicitent beaucoup car je règle vite les problèmes (panne informatique, je débloque le système rapido, on ne sait pas quel contrat mutuelle enregistrer je donne la réponse tout de suite voire je crée le contrat en 2 secondes s'il le faut, on reçoit un nouveau produit conseil je trouve comment faire de la place pour l'intégrer au rayon etc etc)

Pour répondre à la question posée par l'un de vous, elles ont toujours été comme cela, aucune initiative et dès que j'ai été embauchée elles me sollicitaient pour tout cela.

Mais je trouve dingue qu'une prépa, qui était déjà à ce poste lorsque j'avais 5 ans :# vienne ME demander comment faire une facture commerciale quand la mairie vient pour acheter 3 boîtes de pansements pour sa trousse à pharmacie
poussin_arverne poussin_arverneicon_post
Pour répondre à la question initiale : non, il ne semble pas que ce soit toi, mais seule toi peut faire changer les choses. En t'appuyant sur les bonnes personnes.
lavrille lavrilleicon_post
Citation : poussin_arverne 

Pour répondre à la question initiale : non, il ne semble pas que ce soit toi, mais seule toi peut faire changer les choses. En t'appuyant sur les bonnes personnes. 


J'y travaille, mais pô facile je manque d'inspiration
3 indécrottables, heureusement j'ai de l'espoir avec ma nouvelle assistante mais j'ai déjà été obligée de recadrer car elle avait tendance à ramollir, normal on se fond dans le moule :-| ;-)
poussin_arverne poussin_arverneicon_post
Citation : lavrille 
... à cause du manque de temps, pas l'temps on est débordés.
Que répondre à celà ?


Quel est ton % de frais de personnel par rapport au CA ?

Sinon tu dois avoir un problème : tu ne sais pas apprendre a pêcher, et tu préfères donner du poisson.
C'est sûr que c'est tentant : plus simple a court terme ... Une cata a long terme ! Tu fois apprendre à apprendre a pêcher ;-) tout le monde n'a pas la chanc d'avoir une supe équipe "tout cuit" (c'est même très très rare ...) quand tu vois la mentalité de la majorité des salariés qui interviennent ici : imagine l'équipe que ça formerait dans une pharma ""
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Citation : lavrille 

Citation : poussin_arverne 

Pour répondre à la question initiale : non, il ne semble pas que ce soit toi, mais seule toi peut faire changer les choses. En t'appuyant sur les bonnes personnes. 


J'y travaille, mais pô facile je manque d'inspiration
3 indécrottables, heureusement j'ai de l'espoir avec ma nouvelle assistante mais j'ai déjà été obligée de recadrer car elle avait tendance à ramollir, normal on se fond dans le moule :-| ;-)  


Pire : on se fond dans la moule ...
lavrille lavrilleicon_post
Bon poussin exemple concret : ma prépa SAIT réceptionner une commande, elle le fait pour le grossiste.
Quand elle pointe une commande direct elle marque sur le bon de commande "OK, PAS en stock" et le pose sur mon bureau.
J'ai commencé par lui expliquer comment réceptionner du direct (bah oui comme du grossiste)
Elle a continué à ne pas réceptionner les commandes et à les déposer sur mon bureau
J'avoue comme je suis débordée je réceptionne moi même pour gagner du temps, en lui répétant qu'elle pourrait le faire.
Là cet après midi quand je lui ai demandé POURQUOI elle n'avait pas réceptionné la pauvre commande de 2 lignes elle m'a rétorqué qu'elle était débordée

Je ne pense pas être du genre à vouloir tout faire moi même, je leur montre plein de choses, elles savent faire mais ne font pas, c'est tout.
Et si on ne pratique pas régulièrement, on finit pas ne plus savoir faire...et tout est à recommencer.
poussin_arverne poussin_arverneicon_post
Il faut que tu arrêtes de tout faire ... La nature à horreur du vide et un nouvel équilibre naîtra ""

Mets-les face a leurs responsabilités sinon tu vas y laisser ta peau.

1,7 Me. avec 4 TP plus toi, tu dois passer.

Mais tu as tout de même des marges de progrès en organisation : les commandes ne se réceptionnent plus "a la main" mais doivent toutes être scannées. Sinon bonjour les problèmes de codes et les erreurs de stock ! Et tu perds plein de temps.

Réfléchis aussi au recrutement d'un logisticien (tu recrutes un jeune en emploi d'avenir). Et tu mets le reste de l'équipe au boulot.
padaOne padaOneicon_post
Citation : lavrille 

Que faire faire à une prépa en place depuis 30 ans, qui est fâchée avec l'informatique et n'aime pas la para, et n'a jamais aucune idée nouvelle?......
 


Demande lui si ça lui plairait de se voir confier une tâche en particulier ?
Peut-être d'abord une réunion d'équipe, sans viser personne, mais en expliquant que globalement ça ne fonctionne pas, que tu constates un manque de motivation évident en citant des exemples (toujours sans citer de nom) et que tu ne demandes qu'à satisfaire tout le monde, mais que pour ça faut y mettre du sien. A chacune de réfléchir dans son coin à ce qui pourrait améliorer les choses, et ensuite tu peux les revoir chacune en solo et écouter ce qu'elles ont à dire... enfin si ces dindes ont autre chose à dire que "chui débordée" !

Et pour les commandes directes, dis fermement que tu les veux réceptionnées dans l'ordi, point, et que tu n'admettras plus une feuille pointée à l'arrach sur ton bureau.
Le refus d'obtempérer n'est-il pas un motif de licenciement quand il est répété ?
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