Bonjour,

suite à un stage hospitalier où j'ai pu me familiariser avec le système plein-vide, j'ai essayé de le transférer en officine pour la gestion des réserves de médicament.

Je suis parti d'un constat de terrain, ce n'est peut être pas transposable dans votre officine, j'exposerai ici le contexte de départ et le système tel qu'il est en place actuellement.

Contexte initial
Avec la multiplication des génériques, le rangement des médicaments a été repensé. Ultérieurement les génériques et les princeps étaient séparés, maintenant ils sont rangés par ordre alphabétique, ensemble, dans les tiroirs. La problématique principale venait du fait que, par manque de place, le nombre de tiroirs n'a pas évolué. Un manque d'espace a donc contribué à augmenter le nombre de spécialités mises en réserve (pour quelques boîtes bien souvent). Il a donc été nécessaire de repenser la gestion des réserves afin de limiter le temps de "remplissage" des tiroirs.

Précédemment, lorsqu'un employé en avait le temps, il vérifiait un à un les médicaments de la réserve pour en ajouter dans les tiroirs.

Le système plein vide
Développé par Toyota, il consiste, de manière résumée, à disposer de deux bacs pour ranger du matériel. Les deux bacs sont étiquetés. Lorsque le premier bac est vide, on sort son étiquette que l'on place sur un réglette et on le remplace par le second. Une fois par jour, les étiquettes sont relevées de la réglette et on procède à un remplissage des bacs vides. Ceci permet donc d'approvisionner de manière régulière une chaîne de production évitant des retards à cause d'un manque.

Transposition à l'officine
Le étiquette Farhen Berger n'étant plus utilisée, j'ai proposé un système de gestion.

1. J'ai enlevé toutes les étiquettes des réglettes permettant la séparation des médicaments. Le rangement par ordre alphabétique se contente des boîtes à proximité pour trouver un emplacement.

2. J'ai créé un fichier WORD (que je pourrai mettre en lien ici demain si vous voulez) ou j'ai recréé des étiquettes au format Fahren Berger.

3. J'ai imprimé les étiquettes relatives au médicaments que j'avais en réserve.

4. J'ai mis en place un boîte intitulée "A compléter".

Une fois ceci fait le système fonctionne de la sorte :

Lorsque, lors de la dispensation, on s’aperçoit qu'un emplacement du tiroir est plus qu'à moitié vide, si il possède une étiquette (et donc une réserve) on sort celle-ci et on la place dans la boîte "A compléter" (ceci ne prenant que quelques secondes).

A un moment de le journée (soit défini soit selon l'évolution du nombre de patients) un employé prend la boîte "A compléter" et procède au remplissage. Si la réserve disparaît, l'étiquette est laissé dans le slot Farhen Berger mais est retournée.

Voilà je vous propose ce petit système. Il serait intéressant que les officines fonctionnant comme celle dans laquelle je travaille tentent le système et me fassent un petit feed back.

Bonne soirée :-)

Euh.... la gestion de stock et reserve (bornage) n'est implanté sur ton logiciel ?

Si mais c'est trop statique et pas assez concret, des étiquettes c'est visuel est plus efficace selon ma maigre expérience

Euh en fait on fait comme ça depuis des années chez nous...avec les fameuses étiquettes fahrenberger que nous avons gardées ou bien on en fabrique avec du papier bristol.
Ca marche bien, notre souci étant plutôt la manque de place...pour les réserves :#

Chez nous on fonctionne comme ça :

Nous avons des fiches blanches et jaunes.

Lorsqu'il existe un stock en réserve c'est la fiche jaune qui est visible. Si le stock est insuffisant, elle est sortie. S'il n'y a plus de stock, ele passe derrière la blanche. Si une commande renvoie du stock à la cave, la jaune passe devant. S'il existe un générique on y appose une pastille de couleur...

Je pense que du temps de la gestion avec fiches fahrenberger, c'était un peu tout le temps comme ça effectivement. J'ai connu ça aussi !
Cela dit, bonne idée de décrire tes méthodes de travail.

Message édité par : Whoops / 30-07-2013 14:51

Trop statique ? c'est à dire ?
J'aime bien les fiches, mais je vois pas trop l'interet vis a vis d'un bornage bien fait... Rien n'empeche d'editer le reassort tout les jours ?
A partir du moment ou tu as des reserves un peu elaborés, autant utiliser l'outil informatique...

Petite question...je ne connais pas la gestion informatique des réserves, ça marche comment? Ca fonctionne sur alliadis?

une fois mis en place c'est très efficace mais il faut être rigoureux ( plus question de remplir un tiroir comme ca en passant devant un trou ! )

tu dois avoir deux stock informatique => le stock en rayon et le stock réserve

le stock rayon doit être paramétré pour le nombre de boite maximum de boites qui rentre dans le tiroir ou dans l'étagère.

le réassort se fait directement par le logiciel qui fait la balance entre la réserve et la place dans le tiroir. On remontes quotidiennement que ce dont on a réellement besoin.

seul inconvénient => il faut absolument faire la balance manuel dès qu'un produit est passé d'un stock à l'autre sinon c'est rapidement l'anarchie :)

Ouhlà je vais continuer avec mes petites fiches moi :-o

C'est un peu ça la limite, c'est un peu lourd à mettre en place et ça demande une grande rigueur. Et parfois, souvent, le manque de temps...

Une rigueur oui, mais niveau gestion, c'est pas fort compliqué, et quand meme moins rustiques que vos fiches ;)
Aprés, peut etre aussi que vous trouvez la grenouille plus pratique que le pharma ML ;) :-P

Je suis pour le progrès et l'informatique, mais chez nous on modifie régulièrement la taille des cases en fonction des nouveautés ou des rotations, et je sais très bien que l'équipe n'aurait pas la rigueur demandée pour mettre ce système en place.
Quand je vois comment il faut rabâcher et rabâcher pour des choses pourtant très simples...... :paf. (Un exemple? Ca fait des mois que je rabâche d'appuyer sur la touche N pour indiquer qu'ils est noté non substituable sur l'ordonnance. Ca ne rentre toujours pas......)

Etant développeur, et ayant étudié la fonction de gestion des réserves sur L...PI, je trouve cela très pompeux.

On sent le développeur qui n'est pas du côté métier. C'est une erreur, c'est dommageable, et ça rend la gestion visuelle et "manuelle" bien plus efficiente ;-)

j'ai un peu de mal quand meme a imaginer le principe des fiches sur une grosse pharmacie avec beaucoup de reserve... On est pas une "enorme" officine, et pourtant je trouve la gestion des reserves quasi indispensable, et on l'a fait sous deux logiciel... Aprés, certes faut une habitude, d'un autre coté on intercepte enormement d'erreur de stock avant la vente, puisque les divergences avec le reassort alerte le responsable "erreur de stock"

j ai bossé dans une pharma où il y avait la gestion de la réserve. toutes les demi-journées une préparatrice (pas toujours la même) sortait la liste des produits à remonter de la réserve. Sauf que, si sur la liste il n 'y avait pas grand chose ou bien des choses qui ne lui convenait pas (lourdes par exemple), une préparatrice (toujours la meme cette fois!) ne le faisait pas. Du coup, l'ordi, lui , considérait que ça avait été fait. D'où, un nombre de "trous" en rayon régulièrement!!

@Antoine : C'est utilisé dans des structures comme Toyota ou ça a été mis en place et des hôpitaux, c'est très adapté aux grosses structures justement